Selasa, 09 Februari 2010

MASUKAN BUAT PERPUSTAKAAN SETJEN

PERPUSTAKAAN (SEHARUSNYA)

JIKA INGIN MENJADI PERPUSTAKAAN YANG BAIK (SEHAT)


SELEKSI BAHAN PUSTAKA

Kegiatan Belajar 1
Mengenal Jenis Bahan Pustaka

Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maka makin berkembang pula jenis dan bahan pustaka, sehingga untuk membangun koleksi perpustakaan perlu dilakukan seleksi, karena tidak mungkin sebuah perpustakaan bagaimanapun besarnya akan menghimpun semua bahan pustaka yang ada.

Ada beberapa jenis bahan pustaka yang tercakup dalam koleksi perpustakaan yaitu (1) karya cetak, (2) karya noncetak; (3) bentuk mikro; dan (4) karya dalam bentuk elektronik.

Pada prinsipnya semua jenis bahan pustaka merupakan hasil karya seseorang atau sekelompok orang, ataupun sebuah instansi yang diterbitkan dan digandakan oleh penerbit serta disebarluaskan melalui berbagai saluran di antaranya adalah pedagang buku. Konsumen adalah pembeli ataupun pembaca yang hanya dapat meminjam saja di perpustakaan.

Salah satu cara yang dilakukan oleh perpustakaan untuk mendapatkan bahan pustaka tersebut adalah dengan cara pembelian baik melalui penerbit, toko buku ataupun agen yang dinamakan jobber.

Penerbit berusaha untuk memberitahukan kepada pustakawan tentang adanya terbitan baru atau terbitan yang akan terbit melalui berbagai cara, di antaranya dengan mengirimkan lembaran pemberitahuan atau yang berbentuk katalog tercetak.

Dengan semakin banyaknya jenis serta jumlah bahan pustaka maka menjadi suatu tantangan bagi pustakawan untuk bisa memilih bahan pustaka mana yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan pemakainya.

Kegiatan Belajar 2
Pengembangan Koleksi

Tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai perpustakaan. Dalam pengelolaan koleksi salah satu kegiatan yang penting adalah pengembangan koleksi yang mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama dalam aspek seleksi dan evaluasi.

Pustakawan yang diberi tugas di bidang pengembangan koleksi, harus tahu betul apa tujuan perpustakaan tempat mereka bekerja dan siapa pemakainya, serta apa kebutuhannya.

Pada dasarnya tujuan atau fungsi perpustakaan adalah:

  1. menunjang program pendidikan, penelitian dan pendidikan orang dewasa,
  2. memenuhi kebutuhan akan informasi,
  3. memenuhi kebutuhan sosial,
  4. memenuhi kebutuhan kultural dan spiritual masyarakat,
  5. memenuhi kebutuhan akan rekreasi,
  6. berfungsi sebagai repository atau perpustakaan deposit.

Tujuan atau fungsi suatu perpustakaan akan tergantung dari jenis perpustakaan, tetapi perpustakaan yang sejenis pun tidak selalu mempunyai tujuan pokok yang benar-benar sama. Ada beberapa tipe perpustakaan yaitu:

  1. Perpustakaan Umum, masyarakat pemakainya sangat heterogen,
  2. Perpustakaan Perguruan Tinggi, masyarakat pemakainya homogen,
  3. Perpustakaan Sekolah, masyarakat pemakainya terbatas untuk sekolah yang bersangkutan,
  4. Perpustakaan Khusus, masyarakat pemakainya terbatas di lingkungan lembaga induknya,
  5. Perpustakaan Nasional, dan
  6. Perpustakaan Daerah.

Setiap perpustakaan tersebut mempunyai tujuan yang berbeda, dan pemakainya berbeda pula, sehingga pustakawan harus mengenal lebih dalam masyarakat yang akan dilayaninya.

Kajian pemakai sangat diperlukan untuk mengetahui profil pemakai yang akan dilayani. Untuk mengadakan kajian tersebut harus membuat perencanaan yang matang, siapa yang akan melakukan kajian, apa yang akan diteliti, metode apa yang akan dipakai, untuk apa data digunakan?

Untuk mencapai sasaran, perpustakaan perlu meletakkan dasar-dasar kebijakan dalam pengembangan koleksi. Kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis berfungsi sebagai:

  1. pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah.
  2. sarana komunikasi untuk memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan fihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangaan selanjutnya.
  3. sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana.

Meskipun kita telah membuat sebuah perencanaan yang baik untuk kegiatan pengembangan koleksi, tetapi tetap menghadapi berbagai kendala, di antaranya terdapatnya prosedur pembelian bahan pustaka dari luar negeri yang sangat rumit dan juga sarana pengawasan bibliografi yang sangat kurang. Hal ini merupakan tantangan bagi pustakawan dalam memberikan layanan yang terbaik bagi pemakai perpustakaan yang bersangkutan.

Untuk melihat apakah tujuan perpustakaan sudah tercapai dan bagaimana kualitas koleksi yang telah dikembangkan tersebut sudah memenuhi standar, perlu diadakan suatu analisis dan evaluasi koleksi. Banyak cara untuk melakukan evaluasi koleksi, di antaranya dengan cara pendekatan terhadap koleksi perpustakaan dan pengguna perpustakaan.

Kegiatan Belajar 3
Proses Seleksi

Proses seleksi tergantung dari tipe perpustakaan, dan organisasi intern perpustakaan yang bersangkutan. Pada dasarnya personil yang berhak melakukan seleksi adalah: pustakawan, spesialis subjek termasuk guru, toko buku, anggota komisi perpustakaan, dan sebagainya.

Ada beberapa pandangan terhadap prinsip dasar seleksi yaitu pandangan tradisional yang mengutamakan nilai intrinsik bahan pustaka, pandangan liberal yang mengutamakan popularitas, dan pandangan pluralistik yang berusaha menemukan keseimbangan antarkedua pandangan tersebut.

Pada dasarnya pustakawan yang bertugas di bidang pengembangan koleksi sudah memahami betul pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu:

  1. mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran,
  2. memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja,
  3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani,
  4. mengenal prinsip-prinsip seleksi,
  5. mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi, dan
  6. memahami berbagai kendala yang ada.

Di samping itu pustakawan perlu memahami perbedaaan antara seleksi dan evaluasi. Dalam melakukan seleksi berarti pustakawan menentukan apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan pemakai, sedangkan evaluasi adalah pertimbangan nilai intrinsik bahan pustakanya.

Untuk melakukan seleksi ada sarana yang dapat membantu dalam proses tersebut yaitu alat bantu seleksi. Ada dua jenis alat bantu seleksi yaitu alat bantu seleksi yang merupakan tinjauan dan alat bantu seleksi yang berbentuk daftar judul untuk tipe perpustakaan tertentu, subjek tertentu atau kelompok tertentu, dan ada alat identifikasi dan verifikasi seperti bibliografi, katalog penerbit dan sebagainya.

Pustakawan diharapkan dapat mengenal, mengetahui ciri-cirinya, serta dapat menggunakan alat bantu seleksi tersebut dengan tepat.


PENGADAAN BUKU

Kegiatan Belajar 1
Pengadaan Buku melalui Pembelian

Pada kegiatan Belajar 1, dibahas mengenai pengadaan buku melalui pembelian. Pembelian buku dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu membeli langsung ke toko buku, dan penerbit maupun agen baik di dalam negeri atau luar negeri. Cara pembelian yang dipilih sangat bergantung pada berbagai hal, misalnya ketersediaan dan kesesuaian judul-judul subjek yang diperlukan, besarnya dana pembelian serta persyaratan yang menyertainya dan lain-lain. Dalam hal ini perpustakaan swasta, persyaratan pembelian dan penyediaan dana umumnya lebih lancar dibandingkan pada perpustakaan pemerintah.

Untuk negara berkembang seperti Indonesia, banyak dijumpai persoalan dalam hal pengadaan buku. Misalnya dalam hal pengadaan buku dari luar negeri mempunyai prosedur yang berbelit-belit, baik dalam pembayaran maupun pengiriman bukunya. Karena itu pustakawan yang menangani pengadaan buku ini harus memiliki pengetahuan yang luas mengenai bibliografi, bahasa, manajemen, penerbitan dan perdagangan buku.

Kegiatan Belajar 2
Pengadaan Buku melalui Pertukaran dan Hadiah

Dalam kegiatan belajar dua ini kita sudah melihat bagaimana potensi pertukaran bahan pustaka, dalam mengembangkan koleksi suatu perpustakaan. Kegiatan pertukaran mempunyai potensi yang cukup besar, mengingat dana pengadaan yang terbatas, dan adanya terbitan yang tidak dapat dibeli di toko buku, serta pertukaran merupakan kegiatan yang dapat mengembangkan kerja sama yang baik antarperpustakaan. Selain itu dengan melakukan pertukaran akan memberi kesempatan perpustakaan mengeluarkan bahan-bahan duplikat yang tidak dibutuhkan.

Sebelum melakukan kesepakatan tukar-menukar bahan pustaka dengan perpustakaan lain, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu apakah bahan pustaka yang ditawarkan oleh perpustakaan lain subjeknya sesuai dengan subjek yang dicakup oleh perpustakaan kita, serta perlu disiapkannya bahan pustaka yang akan digunakan sebagai penukarnya, karena pada umumnya perbandingan publikasi adalah 1:1 dengan tidak memandang berat, tebal/tipis publikasi, harga maupun bahasa. Bahan penukar yang perlu disiapkan dapat berasal dari bahan duplikat yang berlebih, atau merupakan terbitan sendiri. Selain dari itu perlu diidentifikasi lebih dahulu, perpustakaan atau lembaga mana saja yang dapat melakukan kerja sama dalam pertukaran bahan pustaka.


PENGADAAN TERBITAN BERSERI

Kegiatan Belajar 1
Terbitan Berseri dan Seleksi Majalah

Ada 4 jenis utama terbitan berseri. Salah satunya yang berkembang dengan pesat adalah majalah. Diperkirakan pada saat ini ada 100.000 sampai 200.000 judul majalah diterbitkan di dunia. Karena sifat penerbitannya yang berkala, maka majalah memerlukan penanganan khusus.

Pengadaan terbitan berseri mencakup kegiatan seleksi atau pemilihan pengadaan melalui pembelian, tukar menukar, hadiah, dan penerbitan sendiri (oleh perpustakaan). Karena sifatnya yang khusus itu, maka masalah seleksi dan pengadaan melalui pembelian hanya dibahas untuk majalah. Seleksi dan pengadaan melalui pembelian untuk jenis terbitan berseri yang lain berlaku ketentuan dan proses yang sama dengan buku.

Pada Kegiatan Belajar 1 ini baru dibahas mengenai pihak yang berwenang melakukan seleksi, prinsip dan prosedur seleksi majalah, beberapa alat-bantu seleksi majalah dan prosedur seleksi majalah.

Kegiatan Belajar 2
Pengadaan Majalah melalui Pembelian, Tukar-Menukar dan Hadiah

Kegiatan Belajar 2, merupakan kelanjutan dari Kegiatan Belajar l dalam mata rantai pengadaan terbitan berseri. Pada bagian ini dibahas mengenai pengadaan majalah melalui pembelian, pengadaan terbitan berseri melalui pertukaran, hadiah, dan penerbitan sendiri.

Pengadaan majalah melalui pembelian berlangganan dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti melanggan langsung pada penerbit di dalam dan luar negeri, melanggan melalui penyalur agen/penyalur setempat atau toko buku, dan sebagainya. Berbagai macam masalah dihadapi pustakawan dalam mengurus langganan majalah.

Pertukaran dengan instansi lain merupakan salah satu sumber dalam pengadaan terbitan berseri. Terbitan berkala merupakan sumber yang sangat potensial sebagai bahan pertukaran. Terbitan berseri dapat diperoleh pula sebagai hadiah dari instansi lain, baik atas permintaan maupun tidak atas permintaan. Perpustakaan sebagai pusat penyimpanan semua publikasi yang diterbitkan oleh lembaga induk, juga merupakan salah satu cara untuk menambah khasanah koleksi perpustakaan

PENGADAAN BAHAN NON-BUKU

Kegiatan Belajar 1
Macam-macam Bahan Nonbuku dan Pemanfaatannya

Akibat adanya perkembangan teknologi, maka bahan pustaka tersedia dalam berbagai format, di antaranya bahan pandang dengar, bahan grafis, bahan kartografi, dan bahan elektronik yang terbacakan mesin. Dengan adanya berbagai macam bentuk format ini maka seyogianyalah perpustakaan juga bisa menganekaragamkan koleksinya untuk menunjang kebutuhan pemakainya. Untuk itu pustakawan hendaknya memiliki pengetahuan tentang bahan-bahan tersebut, serta dapat mengelolanya secara baik.

Di negara yang sudah maju penggunaan bahan nonbuku sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan sehari-hari. Hal ini disebabkan karena bahan ini memberi kemungkinan masyarakat untuk memperoleh informasi dengan cepat dan lengkap.

Di Indonesia bahan baku nonbuku belum dimanfaatkan secara maksimal, tetapi penggunaan bahan tersebut sudah mulai dicoba pemanfaatannya sebagai sarana pendidikan, misalnya melalui televisi maupun radio untuk program pendidikan bagi murid tingkat lanjutan, ataupun untuk tingkat pendidikan tinggi. Beberapa perpustakaan telah mulai menggunakan perangkat lunak seperti CD-ROM baik untuk penelusuran informasi ataupun pengelolaan manajemen perpustakaan. Di samping itu sudah dilakukan penelusuran secara on line dengan pangkalan data di luar negeri.

Selain bahan pustaka di atas penggunaan bentuk mikro sudah banyak dilakukan, karena sangat berguna dalam hal pelestarian atau untuk tujuan lain, misalnya menangani masalah ruangan, karena dengan ruangan yang kecil dapat menyimpan informasi yang banyak.

Dengan adanya berbagai bahan pustaka ini perlu dipikirkan pemeliharaan bahan pustaka tersebut, karena bahan pustaka tersebut sensitif dan pada umumnya mahal harganya.

Kegiatan Belajar 2
Proses Pengadaan Bahan Non-Buku

Bahan nonbuku merupakan bahan pustaka yang perlu penanganan khusus dalam pengelolaannya mulai dari pemilihan, pengadaan, pengolahan, penyimpanan, maupun dalam pelayanannya.

Untuk melakukan pengadaan bahan nonbuku diperlukan seleksi terlebih dahulu. Dalam melakukan seleksi, bahan pustaka tersebut perlu dievaluasi mana yang baik isi maupun fisik bahan pustaka tersebut. Ada beberapa kriteria umum yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan seleksi bahan nonbuku yaitu :

  1. kualitas isi,
  2. kualitas teknis,
  3. kualitas fisik, dan
  4. distributor/produser.

Untuk melakukan seleksi diperlukan alat bantu seleksi baik yang berfungsi sebagai alat seleksi, di mana terdapat tinjauannya ataupun berfungsi sebagai alat verifikasi dan identifikasi.

Ada bermacam-macam alat bantu seleksi yang khusus digunakan untuk menyeleksi bahan tertentu misalnya kaset musik ataupun kaset nonmusik, film yang biasanya berguna, slide dan filmstrip, video, dan bahan pustaka lainnya.

Alat bantu seleksi yang dicontohkan pada umumnya berasal dari luar negeri yaitu Inggris dan Amerika. Hal ini disebabkan di Indonesia belum ada pengawasan bibliografi untuk bahan nonbuku.

Setelah kita melakukan seleksi berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dengan alat bantu, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pengadaan. Seperti halnya buku atau majalah pengadaan dapat dilakukan dengan cara pertukaran pembelian dan hadiah.

Pembelian bahan nonbuku pada umumnya melalui produsen ataupun distributor, karena belum banyak terdapat jobber atau penyalur seperti pada pembelian buku. Sistem pemesanan ada yang dilakukan dengan approval plan, blanket order, ataupun standing order.

Untuk pengadaan film impor harus ada izin terlebih dahulu dari Departemen Luar Negeri serta lulus sensor dari Badan Sensor Film.

INVENTARISASI KOLEKSI BAHAN PUSTAKA

Kegiatan Belajar 1
Inventarisasi Koleksi Bahan Pustaka

Pemesanan dan penerimaan bahan pustaka merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan dari serangkaian kegiatan di perpustakaan. Bahan pustaka terdiri dari bermacam-macam yaitu buku, reprint, laporan penelitian, majalah, slide, video, film skrip, mikrofish, mikrofilm.

Bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan dapat berasal dari pembelian, tukar-menukar maupun sebagai hadiah dari perpustakaan/lembaga atau organisasi lain.

Penerimaan merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap fisik bahan pustaka yang diterima agar benar-benar sesuai dengan pesanan perpustakaan, baik mengenai judul, pengarang, jumlah buku, kondisi fisik, ada tidaknya yang sobek dan lain-lain.

Sedangkan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku, dan sering disebut sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.

Pada modul ini, akan dipelajari tahapan penerimaan dan pencatatan untuk buku, majalah dan bahan bukan buku, yang sedikit banyak mempunyai perbedaan.

Kegiatan Belajar 2
Inventarisasi Buku, Majalah dan Bahan Non-buku

Dalam kegiatan belajar dua ini kita melihat proses penerimaan dan pencatatannya dalam buku induk mempunyai perbedaan.

Buku induk untuk buku di antaranya berfungsi sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan, mengetahui jumlah koleksi buku pada tahun tertentu, membantu mengetahui buku-buku yang hilang. Pencatatan buku selalu berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal penerimaan, dan setiap buku induk mempunyai satu nomor induk. Pembagian kolom-kolom buku induk disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan, hal ini berkaitan dengan informasi apa saja yang dibutuhkan perpustakaan yang dapat diperoleh dari buku induk.

Pencatatan majalah dalam daftar pencatatan mempunyai beberapa sistem, yaitu sistem register, buku besar, dua kartu, tiga kartu, kardeks dan sistem Ing-griya. Seperti buku induk adalah untuk mengetahui riwayat suatu majalah, memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang, dan lain-lain.

Sedangkan tata cara pencatatan bahan nonbuku dalam buku induk pada prinsipnya sama dengan pencatatan buku, di sini hanya berbeda dalam pembentukan nomor induk. Dalam hal ini, nomor induk menjadi nomor tempat penempatan bagi bahan nonbuku. Nomor induk dibentuk dari huruf yang diambil dari huruf pertama bahannya, ditambah dengan nomor urut. Sebagai contoh untuk bahan slide diberi kode S dan seterusnya.

Jadi secara garis besar buku induk yang digunakan untuk mencatat buku, majalah dan bahan nonbuku, mempunyai informasi mengenai tanggal penerimaan, judul, pengarang, penerbit, bahasa, nomor induk, jumlah eksemplar, dan jilid.

Kegiatan Belajar 3
Stock Opname

Stock opname secara harfiah merupakan suatu kegiatan penghitungan kembali koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Secara lebih rinci, dari kegiatan ini dapat diketahui jumlah bahan pustaka menurut golongan ilmunya, dapat diketahui buku-buku yang hilang, dapat diperolehnya susunan buku yang rapi (tepat susunan penempatannya), juga diketahuinya kondisi fisik buku, apakah ada yang rusak/tidak lengkap.

Kegiatan ini sifatnya menyeluruh, dalam arti selain menyangkut fisik buku juga jajaran kartu katalognya. Dengan demikian diperlukan waktu yang cukup lama, agar tujuan di atas dapat dipenuhi. Sebelum melakukan kegiatan stock opname, perlu dipertimbangkan dahulu apakah pelayanan yang akan dibutuhkan dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan stock opname, agar tidak mengganggu pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan kepada penggunanya.

Dalam kegiatan belajar ini telah kita pelajari pula metode-metode yang digunakan untuk melakukan stock opname seperti daftar pengadaan (accession list), daftar/register uji, shelf list dan lain-lain.


PERAWATAN DAN PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA

Kegiatan Belajar 1
Perawatan Bahan Pustaka

Perawatan dan pelestarian bahan pustaka dilakukan dengan tujuan melestarikan kandungan informasi bahan pustaka. Pada dasarnya perawatan dan pelestarian itu bisa dilakukan dengan alih bentuk menggunakan media lain, atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin.

Perawatan dan pelestarian bahan pustaka meliputi kegiatan: reproduksi bahan pustaka, penjilidan dan laminasi, dan pencegahan faktor-faktor perusak koleksi. Setiap kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka itu diberlakukan pada suatu kondisi tertentu, tergantung pada keadaan bahan pustaka itu sendiri dan keadaan perpustakaan.

Kegiatan Belajar 2
Organisasi Perawatan Bahan Pustaka dan Penyiangan

Dalam rangka melaksanakan kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka, maka diperlukan tenaga untuk merealisasikan kegiatan itu. Dalam kedinasan tentunya tenaga-tenaga itu harus berada dalam suatu struktur organisasi. Berdasarkan jenis dan besar kecilnya (ukuran) perpustakaan, maka dikemukakan beberapa model organisasi perawatan dan pelestarian bahan pustaka.

Perawatan dan pelestarian bahan pustaka di Indonesia masih mengalami berbagai kendala, seperti kurangnya tenaga pelestarian, belum adanya lembaga pendidikan yang mengkhususkan daripada bidang keahlian ini, belum jelasnya tingkat pendidikan yang dibutuhkan untuk keahlian ini. Di samping itu banyak pimpinan serta pemegang kebijakan belum memahami pentingnya pelestarian bahan pustaka, sehingga mengakibatkan kurangnya dana, perhatian, dan fasilitas yang tersedia.

Kebutuhan pengguna perpustakaan akan berubah dari waktu ke waktu. Di samping itu dengan makin berkembangnya ilmu dan teknologi, maka beberapa bahan pustaka menjadi usang isinya. Untuk menjaga agar koleksi perpustakaan dapat bermanfaat bagi penggunanya, maka selain koleksi itu perlu ditambah, koleksi itu perlu pula disiangi. Peraturan tertulis mengenai penyiangan perlu dimiliki oleh sebuah perpustakaan, agar pelaksanaan penyiangan konsisten dari waktu ke waktu.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar